ماهي فوائد الجوافة للجسم - للقلب - للمناعة - للبشرة

مفاهيم عامة في الادارة (التخطيط - التنظيم)

يقول المثل الصيني : ( الشركة بدون إدارة كالسفينة بدون بوصلة )

التخطيط و التنظيم

  مفهوم الإدارة:

تُعتبر الان الإدارة في عصرنا الحالي من اهم الاختصاصات الحديثة التي تهتم الدول بتطبيق الأساليب المختلفة منها للوصول الى مستوى اقتصادي مرتفع ولعل أبرز الدول التي ساهمت الإدارة في رفع مستوى المعيشة والمستوى الاقتصادي هي المانيا وتركيا ودول شرق اسيا مثل اليابان والصين وكوريا الجنوبية حيث قامت هذه الدول على معرفة الموارد التي بين أيديها ومعرفة كيفية استغلالها بالكفاءة المطلوبة.

  تعريف الإدارة:

 هو في كيفية استغلال الموارد (بشرية، مالية، طبيعية، التنظيمية) في سبيل تحقيق أفضل النتائج بأقل التكاليف وأفضل جودة وأقصر زمن.

 أهداف الإدارة تكمن في:

1- الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة من اجل تحقيق أفضل النتائج.

2- تنمية القدرات والكفاءات البشرية من اجل تحقيق أفضل النتائج.

3- الارتقاء بالمستوى المعيشي والاقتصادي للأفراد والمجتمع.

 ولكن لتحقيق هذه الأهداف لابد من معرفة الوظائف التي تقوم عليها الإدارة وتعريفها وكيفية القيام بها. 

وظائف الإدارة:

وتشمل الإدارة على أربع وظائف رئيسية لا يمكن الاستغناء عن أي واحدة منها سواءً كانت شركة تسعىإلى الربح أو منظمة غير هادفة للربح وهذه الوظائف هي:
1-  التخطيط
2- التنظيم
3- المراقبة والتوجيه
4-  اتخاذ القرار

 أولاً: التخطيط 

   يعتبر التخطيط من أهم الوظائف الإدارية مقارنة مع باقي وظائف الإدارة فعلى سبيل المثال إذا كنت تريد الذهاب في رحلة انت وعائلتك فلا بد ان الهدف من الذهاب هو الاستمتاع مع عائلتك في الرحلة لذلك تجد نفسك مجبرا على الإجابة على عدة أسئلة وهي: 

1- الى اين ستذهب؟

2- كيف ستذهب الى ذلك المكان؟

3- ماهي الأدوات اللازمة للوصول الى ذلك المكان؟

4- وكم من الوقت ستحتاج للوصول الى المكان؟

     كل هذه الأسئلة نقوم بالإجابة عنها بشكل ذهني او بالنقاش مع العائلة، ولكن حينما يتعلق الامر بالإدارة فنقوم أيضا باستخدام هذه الأسئلة من اجل معرفة الأهداف الحالية والمستقبلية والتي تصب في رؤية المنظمة أو المؤسسة.

   تعريف التخطيط:

 عملية التنبؤ بالمستقبل بما سيكون عليه والاستعداد لهذا المستقبل من خلال وضع القرارات والخطط وتوجيه الموارد خلال فترة زمنية محددة في سبيل تحقيق الأهداف.

   وظائف التخطيط:

 لماذا تعتبر وظيفة التخطيط من الوظائف الهامة في الإدارة؟

1- التخطيط يقوم بتوضيح الأهداف.

2- التخطيط يساعد على مواجهة التغيرات الطارئة (تتغير الاحكام بتغير الازمان).

3- يساعد التخطيط السليم على التنسيق بين الأنشطة الرئيسية والفرعية في المنظمة او المؤسسة. 

4- يساعد على استغلال الموارد بالشكل الأمثل.

5- يساعد التخطيط على رؤية الصورة الكاملة للمنظمة.

6- يساعد في رفع كفاءة عملية الرقابة من خلال المعايير الرقابية التي توضع اثناء التخطيط.

7- يساعد التخطيط السليم على توفير الوقت.

أنواع التخطيط:

     تقسم الخطط الى عدة أنواع فهناك خطط حسب الزمن وخطط حسب المستوى وخطط حسب الاستعمال وقد نجد الثلاثة أنواع في خطة واحدة.

      حسب الزمن:

1- التخطيط طويل الاجل وعادة ما يكون لخمس سنوات او أكثر.

2- التخطيط متوسط الاجل وعادة ما يكون اقل من خمس سنوات وأكثر من سنة.

3- التخطيط قصير الاجل وفي الغالب لا يكون أكثر من سنة. 

     حسب المستوى:

1- تخطيط على المستوى القومي. 

2- تخطيط على المستوى الإقليمي.

3- تخطيط على المستوى المحلي. 

      حسب مجال الاستعمال:

1- خطط متكررة الاستعمال مثل الخطط التي تهدف الى التوجيه والإرشاد.

2- خطط فريدة الاستعمال مثل الخطط التي توضع لمواجهة حالات معينة.

يمكن ان نقول ان احدى الدول قامت بوضع هدف لزيادة الإنتاج المحلي للدولة خلال 5 سنوات فهنا نجد انها استخدمت الثلاثة أنواع من التخطيط من اجل تحقيق هذا الهدف وهي: تخطيط طويل الاجل، والتخطيط على المستوى القومي، وقد تكون هذه الخطة في نفس الوقت خطة فريدة الاستعمال أي ان الدولة لم تكن قد قامت بمثلها من قبل.

   ثانياً: التنظيم:

    يأتي التنظيم بالمرتبة الثانية بعد التخطيط من حيث الأهمية فلا يمكن ان يقوم أي كيان بدون تنظيم يحدد العلاقات بين الموظفين ويحدد مهامهم وينظم أوجه الأنشطة المختلفة في المنظمة او المؤسسة والتنسيق بين تلك الأنشطة من اجل الوصول الى الهدف.

   أهداف التنظيم:

1- تنظيم الاعمال والأنشطة التي تقوم بها المنظمة او المؤسسة لإنجازها بالشكل الصحيح.

2- تحديد كيفية الاتصال بين العاملين وطرق التواصل بينهم.

3- تنظيم الإمكانات المتاحة وفق الخطة الموضوعة مسبقاً.

4- وجود هيكل تنظيمي يعمل على تقسيم الاعمال بين العاملين.

5- تحقيق الرقابة. 

6- تحديد المهام والواجبات لكل وظيفة لتحقيق الهدف بكفاءة وفاعلية.

مبادئ التنظيم:

     لكي تكون عملية التنظيم ناجحة لابد ان يكون التنظيم قائم على عدة مبادئ ضرورية يجب اخذها بعين الاعتبار اثناء عملية التنظيم وهي : 

1- مبدأ ضرورة التنظيم, أي أن التنظيم ضرورة لكل منظمة أو مؤسسة.

2- مبدأ التخصص وتقسيم العمل, أي أن يأخذ المنظم بعين الاعتبار عند تقسيم العمل بتخصيصه بين العاملين الى أجزاء بحيث يتخصص كل عامل بالقيام بجزء منه.

3- مبدأ وحدة الهدف, أي أن يكون لكل عمل هدف وأن تكون جميع الأهداف تصب في مصلحة الهدف الأكبر.

4- مبدأ وحدة الرئاسة, أي أن يتلقى العامل المهام الموكلة إليه من قبل رئيس واحد فقط.

5- مبدأ نطاق الاشراف, أي عدد العاملين الذي يشرف عليهم كل رئيس.

6- مبدأ تساوي السلطة والمسؤولية, أي أن كل رئيس يكون مسؤولاً عن النتائج المترتبة على أداء العمل مقارنة بالسلطة الممنوحة له.

7- مبدأ الوظيفة, أي أن يتم التنظيم على أساس الوظائف وليس على أساس الاشخاص.

8- مبدأ المرونة, أي أن يكون الهيكل التنظيمي الموضوع مرن مع المتغيرات الداخلية والخارجية التي تحيط بالمنظمة.

9- مبدأ التدرج, أي وضوح التدرج القائم من الإدارة العليا الى الإدارة الدنيا.

10- مبدأ تفويض السلطة, أي انه يجب على المنظم عند تفويض السلطة أن يعلم ان الشخص المفوض قادر على تحقيق النتائج المطلوبة منه.

11- مبدأ المسؤولية, أي عدم تهرب كل مدير أو رئيس من المسؤوليات الموكلة له.

نرجوا أن تكون هذه المقالة قد نالت إعجابكم... 

اقرأ أيضا: كيف تقضي على التسويف والمماطلة في تنفيذ مهامك الصعبة